Défraiement : quelles sont les obligations de l’employeur

Le défraiement est une pratique qui consiste au remboursement par une entreprise des frais professionnels engagés par le salarié sur ses propres fonds. Il s’agit entre autres d’une démarche qui comporte quelques subtilités administratives que le néophyte pourrait avoir du mal à comprendre. L’employeur a notamment des obligations à respecter. Quelles sont-elles ?

Respecter le barème kilométrique

Lorsqu’un salarié se retrouve dans l’obligation d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer une mission ou toute autre activité d’ordre professionnel, le défraiement doit être effectué. Le remboursement doit être ici fait selon un barème kilométrique qui est calculé par l’administration.

Au nombre des éléments pris en compte par ce barème, on peut citer la puissance fiscale du véhicule et la distance totale parcourue. Notez qu’il est possible de le consulter en se rendant sur le site des impôts.

Il n’est cependant pas possible pour l’employeur de sous-évaluer ni de gonfler le nombre de kilomètres parcouru par le salarié pour le défraiement. Le barème kilométrique est en effet, l’un des éléments les plus contrôlés par l’URSSAF. Il est donc important de veiller à ce que les données soient exactes et vérifiées.

Procéder au remboursement du salarié

Le remboursement effectif du salarié est également une obligation à laquelle doit se plier l’employeur. Bien évidemment, le remboursement n’intervient que lorsque la dépense effectuée par l’employé est approuvée par l’entreprise.

Une fois qu’elle est en conformité avec la politique interne de la société, le salarié doit être indemnisé sans aucune condition. L’indemnisation doit par ailleurs, être effective dans les plus brefs délais de peur que les finances du salarié ne soient affectées.

Assurer l’hébergement des salariés

Le salarié peut s’attendre à une indemnisation, lorsqu’en déplacement dans le cadre d’une mission professionnelle et qu’il a engagée une dépense d’hébergement. Le remboursement ne peut cependant être effectif que lorsque certaines conditions sont respectées. Le salarié doit en effet se trouver à plus d’une heure trente de transport en commun ou de 50 km de son lieu de résidence.

Archiver les justificatifs

Le remboursement des frais se fait en général sur la base des montants qui ont réellement été dépensés par le salarié. L’utilisation du justificatif des notes de frais est requise dans ces cas-là.

Soulignons que les notes de frais peuvent aussi bien se présenter aujourd’hui sous forme de papier que de façon digitale. Le salarié peut par conséquent, scanner les documents avec son smartphone ou tout autre support informatique puis les envoyer à l’entreprise. Sur un plan légal, un tel justificatif a la même valeur qu’un autre qui aurait été établi sous forme papier.

Dans un cas comme dans l’autre, il est important que l’entreprise procède à l’archivage des justificatifs de notes de frais une fois que le remboursement aurait été effectué. L’archivage peut également se faire de façon numérique. Notez que parmi les applications pour smartphone utilisées par de nombreuses entreprises pour la gestion des notes de frais, on peut citer N2F.

En plus de ces obligations, l’employeur est également tenu d’assurer la protection des salariés lors de leur déplacement, en particulier lorsque celui-ci doit à l’étranger. Il est également important que l’entreprise donne un accès libre et total à l’URSSAF afin que celui-ci procède aux contrôles nécessaires.

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